Zvládněte výběrové řízení - osobní údaje II. (neúspěšný uchazeč)
Jak si mohu ponechat resumé/životopisy neúspěšných uchazečů za účelem budoucí nabídky práce?
Stručně
Potřebujete získat souhlas ✅ od neúspěšného zaměstnance. Jakým způsobem ten souhlas získáte, je jedno, např. na webových stránkách, na papíře v prostorách zaměstnavatele, a pak jej evidujte.
Podrobněji
V prvním díle jsme uvedli, že jednou z výjimek, kdy si lze ponechat osobní údaje neúspěšných zaměstnanců je právě udělený souhlas ✅.
Uchazeči většinou reagují na konkrétní pracovní nabídku, takže nakládání s osobními údaji je možné pro účely uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1, písm. b GDPR) a tedy to je jediný potřebný "titul" k užívání osobních údajů. Souhlas ✅ v takovém případě by byl zcela nadbytečný. Jakmile ukončíte výběrové řízení, titul k osobním údajům již nemáte (ledaže jde o zmíněný zájem na obhajobě proti právním nárokům) a je nutné se rozhodnout, co dál.
Chcete-li si i po ukončení výběrového řízení ponechat osobní údaje neúspěšného uchazeče, jiný titul než souhlas ✅ se nenabízí.
Jak souhlas ✅ získat?
Můžete jej získat v průběhu výběrového řízení, nebo až na konci, kdy dotyčný uchazeč je vyhodnocen jako "neúspěšný". Většina firem řeší takovou situaci prostřednictvím webových stránek, tak, že uchazeč souhlasí s tím, že pokud nebude vybrán na danou pozici, budou jeho údaje ponechány v databázi zaměstnavatele a bude osloven, jakmile bude otevřena další vhodná pozice.
Délka ponechání údajů?
Limit na ponechání údajů není nikde uveden a vyplývá z konkrétní situace. Objevují se názory, že by měl být kratší (max. 1 rok, 2 roky), domníváme se, že mohou být i delší, klidně 3 až 5 i více let. Zde záleží, jaké údaje (a z hlediska jejich proměnlivosti) uchováváte. Princip, kdy máte disponovat aktuálními osobními údaji je flexibilní (situace je jiná v případě banky, která Vám poskytla hypotéku, či telefonní operátor, u nich se přesnost vyžaduje).
GDPR vyžaduje, aby souhlas ✅ byl vymezen tak, aby byl platný, má mít náležitosti uvedené v článku 7 GDPR a ideálně k němu připojit (v tzv. granulované podobě) náležitosti oznámení dle čl. 13 GDPR.
Ponechat?
Ano, souhlas si potřebujete ponechat, vytvořte work-flow, které Vám umožní souhlasy evidovat, abyste mohli jejich udělení prokázat při případné kontrole ÚOOÚ.
https://static.wixstatic.com/media/5a949a_e0d74d3cfe494db98cba16d02ead58dc~mv2.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png
https://www.gdprportal.cz/post/zvládněte-výběrové-řízení-osobní-údaje-ii-neúspěšný-uchazeč
Comments
Post a Comment